月次報告書で把握できること

マンション管理で重要な月次報告書

月次報告書は、マンション管理会社が毎月提出する物件の運営や収支状況をまとめられている重要な書類です。報告書から、読み取れるものは一体何なのでしょうか。

マンション管理会社が行う月次報告書の内容

マンション管理会社が提出する月次報告書は、2つの内容にわけられます。

会計報告

会計報告書類は、収支報告書・貸借対照表（たいしゃくたいしょうひょう）※1・未収金の督促状況や通帳の写しなど、お金の出入り状況に関する資料を提出してくれます。

特に、提出してもらえると助かるのが、未収金の督促状況や通帳の写し。これらがあれば、滞納者一覧や会社による督促状況がどうなっているか把握しやすいです。また、理事会でも改善案を出しやすくなります。

※1　貸借対照表：会社がどうやって事業資金を集めてどのような形式で保管・管理をしているのかを書いてある書類を意味します。

その他報告書

収支関連の報告書と同時に挙げられるのが、以下の報告書です。それぞれ、どんな内容でまとめられているのか見てみましょう。

• 管理員の建物巡回報告

管理員の仕事ぶりを評価するために必要な資料。いわゆる、管理業務の通信簿みたいなものです。

• 入退去者・区分所有者変更の報告

現時点で、物件内にどんな人が住んでいるのか把握するための書類。組合員にあやふやな入居状況を報告しないためにも欠かせません。

• 駐輪場・駐車場の契約変更報告

駐車場や駐輪場の利用者が変更した時に提出される書類。駐車場の利用契約状況を正しく把握するために欠かせません。

• 設備点検・不具合部分の報告

施設内の異常有無を確認し、速やかに対策を立てるのに役立つ書類。

• 修繕工事・清掃業務報告

不具合などの修繕工事の進捗度合い、管理員が日々清掃業務をしているかを確認するための書類。

• 緊急受付対応の報告

建物内の非常警報誤作動があった時に、経緯や原因について報告をするための書類。

• 入居者からの要望・クレームの報告

入居者からの要望やクレームに関して、理事会で協議するのに欠かせない書類。

• 設備点検報告書コピー

理事会提出用の書類で、設備点検報告書の内容について補強するために欠かせません。

月次報告書と管理人の対応をチェック

月次報告書は、いわゆるマンション状態を把握するために欠かせない資料です。

しかし、全てのマンション管理会社が丁寧にまとめてくれるとは限りません。現在、利用しているマンション管理会社で、以下のチェックポイントに当てはまるかどうかを確認してみてください。

• 報告書内に不備や記入漏れが多い
• 契約書が存在しない
• フロントマンの説明が不明確、もしくは対応が悪い

これらの中で、ひとつでも当てはまっていると感じたら、マンション管理会社変更を検討すると良いでしょう。

ちなみに、マンション管理会社変更は、珍しい行為ではありません。管理組合がマンションの問題点改善のために、変更に踏みきるケースが多いです。

もし、組合員の間で見直しを検討しているなら、マンション管理会社に関する評価を共有できるシートがあると便利です。

全員が、契約中の会社に対する印象はどうなっているのか共有できれば、抱えている問題に適したマンション管理会社を見つけやすいです。