マンション管理の事務内容

ここでは、マンション管理員が行っている運営事務について説明します。

この記事を要約すると、、、

管理員の事務作業は修繕積立金の管理や日常の点検業務で住民の負担を軽減する
基幹事務は財務管理や長期修繕計画、基幹外事務は設備点検や防火管理が含まれる
総会や理事会の運営補助を通じてマンションの適切な維持・運営を支援する

マンション管理員の事務作業は、住民の負担を減らし、快適な住環境の維持を可能にします。

マンション管理員に事務をしてもらうことの重要性

快適なマンション生活を維持していくためには、住民同士が協力してマンション全体を管理し、運営事務作業をすることが必要です。
たとえば、何らかの修繕が必要になることがあるでしょう。修繕にはお金がかかります。
そのためには、修繕に備えて積み立てをしておかなければなりません。
しかし、それら細かいお金の管理を、住民だけで正確に行うことはできるでしょうか？

また、設備の破損や故障などがないか、日常的に住民が点検することはできるでしょうか？
人の出入りにともなうセキュリティ契約の問題、いざというときのための損害保険などの準備など、マンションが大規模になればなるほど、とても住民同士だけで運営をすることは難しいです。

そうした意味で、マンション管理員の存在は、とても重要になってくるのです。

マンション管理員が行っている具体的な運営事務

マンション管理員の運営事務の内容は、大きく分けて二つあります。
一つ目が基幹事務、二つ目が基幹事務以外の事務です。

基幹事務

基幹事務は大きく三つに分かれます。

出納事務
管理費や修繕積立金など、マンション管理組合の財政面での事務です。
会計事務
マンション管理組合の収支状況の把握、予算案の書類作成などです。
長期修繕積立金の作成と更新
大規模な修繕をするときにかかるコスト、および現在の修繕積立金を比較して、過不足がないか計画を立てて、マンションを快適に長年維持させるための事務です。

基幹事務以外の事務

マンションを維持していくうえで必要な、日常管理のことを指します。
設備等の保守・点検、損害保険契約、運営上必要な事項の住民への伝達、管理費の徴収、防火管理などです。
総会や理事会の運営補助も行います。

総会や理事会は、マンション運営上、非常に重要な決議機関になります。
組合員の経験則や希望だけで話し合っていても、解決に至らないことがあり、場合によっては、組合員からの修繕費臨時徴収などといったことにもなりかねません。
こうした問題が生じないよう、プロであるマンション管理会社の力はとても重要な存在になってくるのです。

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