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管理会社変更の流れや注意点

このページでは、マンション管理会社の変更の仕方や、注意点などについて解説します。

マンション管理会社の変更の流れ

マンション管理会社を自分で変更するには、大きく分けて以下のような流れになります。

  1. 変更理由となる問題点を明確化する
  2. 問題点を理事会に提出する
  3. 改めて問題点を理事会で討議する
  4. 整理された問題点を総会に提出する
  5. 新たな管理会社と新規契約を結ぶ

それぞれ流れを具体的に見てみましょう。

マンション管理会社変更の具体的な流れ

まず、変更理由となる問題点を明確にします
よくある問題点としては、管理員の態度が悪い、管理費の背景が不明瞭、設備の破損などがそのまま放置、修繕の見積もりが1社しか提出されず比較ができない、などといったもの。
実際、今お住まいのマンションでもありえる問題点かもしれませんね。
やみくもに問題点ばかりを指摘するのは良くありませんが、これらがあまりにも著しい場合には、マンション管理会社の変更理由にもなります。

 

次に、理事会への問題点の提出です。

 

問題点を報告・提出するのは通常、マンション管理会社に対してですが、管理会社変更の場合は、互いの利害がからんでくるため、マンション管理会社ではなく、理事会へ問題点を報告します。
理事会では、まず住民にアンケートを取り、問題点の集約を行い、そのうえでマンション管理会社へ改善要求を求めるのです。
これによっても改善が見られない場合には、総会へ問題点を提出します。

 

総会では、管理会社変更にあたって、組合員の合意が必要なため、この検討に至るまでの経緯を丁寧に話し合うことから始まります。
そのうえで、管理仕様書の作成と新管理会社の選定について、理事会に一任する決議を行うのです。

 

理事会では、どのような管理を望むか、アンケートなどをもとに管理仕様書を作成します。
この管理仕様書に基づいて、いくつか候補となる管理会社に見積もりの依頼をするのです。
各社から寄せられた見積もりを比較し、さらに候補となる管理会社を絞り込み、絞り込まれた管理会社のプレゼンを行い、1社に絞ります。

 

次に行われるのは、総会議案書を組合員へ配布し、総会にて新管理会社設立に関する議案の承認を取ることです。
管理会社に解約通知を行うとともに、新管理会社と契約を結び、管理の引き継ぎも行います。

マンション管理会社の変更の注意点

マンション管理会社を変更する際の注意点は以下の通り。

 

まず、管理会社間における引き継ぎです。
主なものは、(1)設備管理、(2)会計管理、(3)書類や鍵の管理、以上の3つとなります。
管理会社変更が総会で承認されてから、実際に管理会社間での引き継ぎが完了するまでに、約2~3ヶ月ほどかかります。

 

次に、解約条件の確認です。
特に、中途解約の場合は、なんらかの条件がある可能性があるので、契約書を改めて確認しておく必要があります。
なお、引き継ぎ期間中の管理費用については、新管理会社から請求されるのが通常ですが、これも併せて確認しておきましょう。