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管理会社変更の流れや注意点

このページでは、マンション管理会社の変更の仕方や、注意点などについて解説します。

マンション管理会社の変更の流れ

マンション管理会社を自分で変更するには、大きく分けて以下のような流れになります。

  1. 変更理由となる問題点を明確化する
  2. 問題点を理事会に提出する
  3. 改めて問題点を理事会で討議する
  4. 整理された問題点を総会に提出する
  5. 新たな管理会社と新規契約を結ぶ

それぞれ流れを具体的に見てみましょう。

マンション管理会社変更の具体的な流れ

まず、変更理由となる問題点を明確にします

よくある問題点としては、管理員の態度が悪い、管理費の背景が不明瞭、設備の破損などがそのまま放置、修繕の見積もりが1社しか提出されず比較ができない、などといったもの。

実際、今お住まいのマンションでもありえる問題点かもしれません。

やみくもに問題点ばかりを指摘するのは良くありませんが、これらがあまりにも著しい場合には、マンション管理会社の変更理由にもなります。

次に、理事会への問題点の提出です。

問題点を報告・提出するのは通常、マンション管理会社に対してですが、管理会社変更の場合は互いの利害が絡んでくるため、マンション管理会社ではなく理事会へ問題点を報告します。

理事会ではまず住民にアンケートを取り問題点の集約を行い、その後マンション管理会社へ改善要求するのです。

これによっても改善が見られない場合には、総会へ問題点を提出します。

総会では、管理会社変更にあたって組合員の合意が必要なため、この検討に至るまでの経緯を丁寧に話し合うことから始まります。

そのうえで、管理仕様書の作成と新管理会社の選定について、理事会に一任する決議を行うのです。

理事会では、どのような管理を望むかアンケートなどをもとに管理仕様書を作成します。

この管理仕様書に基づいて、いくつか候補となる管理会社に見積もりの依頼をするのです。

各社から寄せられた見積もりを比較し、さらに候補となる管理会社を絞り込み、絞り込まれた管理会社のプレゼンを行い、1社に絞ります。

次に行われるのは、総会議案書を組合員へ配布し、総会にて新管理会社設立に関する議案の承認を取ることです。

管理会社に解約通知を行うとともに、新管理会社と契約を結び、管理の引き継ぎも行います。

マンション管理会社の変更を完了するまでのステップ

最初は、マンション管理会社を変更する際はまずアンケートを実施し、マンションの管理会社に不満を感じているかどうかを調べます。

不満が多いと判断できた場合は、変更する管理会社を選ぶために複数の管理会社へ見積りを申し込みましょう。見積りを出すために現地調査を実施してもらう場合は、日程調整の実施が必要です。

調査完了後に見積りを確認する際は内容を比較し、理事会で最適な管理会社がどれかを検討します。気になった管理会社にはプレゼンテーションを実施してもらい、より詳しい情報を教えてもらうのが最適です。

管理会社の選考が終わった後は会社変更の総会準備を行ない、総会審議を実施することで新しい管理会社を決めましょう。

マンション管理会社を変更するメリット・デメリット

メリット

マンションの管理会社を変更すれば、マンションの清掃や設備メンテナンスの質をアップさせることが可能です。修繕工事などもきちんと実施されるため、マンションの収益も安定するようになります。

管理会社を変更すればそれまで発生していた管理委託費が削減されるため、マンションの管理費用を最小限に抑えることも可能です。

マンションの購入時に管理会社を選ぶことはできませんが、購入後は自由に変更ができるのでいろいろな管理会社をチェックしてみましょう。

またマンション管理会社の変更は、物件所有者の管理意識向上にも役立ちます。

デメリット

マンション管理会社と管理組合の間では、個別の取り決めを交わしていることが多いです。そのためマンションの管理を他の会社へ依頼した場合、個別の取り決めを継続することが難しくなります。場合によっては管理に悪影響が生じることもあるので注意しましょう。

また、管理会社の変更が過去一度も行なわれていない場合、変更を行なうと住民や物件の所有者が管理会社に不安を感じてしまう可能性が高いです。

今後マンションの利用者数が減少してしまうこともあるので、管理会社の変更を考えている場合はまずアンケートを実施することが非常に重要です。

なるべく安心してマンション管理を続けていきたい場合は、管理会社の変更を保留しておくのも有効な手です。

管理会社によっては、変更によって管理委託費が少なくなる代わりにマンション管理の質が低下することもあります。管理会社の選考は慎重に進めていく必要があります。

マンション管理会社の変更の注意点

マンション管理会社を変更する際の注意点は以下の通り。

まず、管理会社間における引き継ぎです。

主なものは、(1)設備管理、(2)会計管理、(3)書類や鍵の管理、以上の3つとなります。

管理会社変更が総会で承認されてから、実際に管理会社間での引き継ぎが完了するまでに、約2~3ヵ月ほどかかります。

次に、解約条件の確認です。

特に、中途解約の場合はなんらかの条件がある可能性があるので、契約書を改めて確認しておく必要があります。

なお、引き継ぎ期間中の管理費用については新管理会社から請求されるのが通常ですが、これも併せて確認しておきましょう。